Hướng đến một xã hội mới do ảnh hưởng của đại dịch Covid19 – Nơi làm việc sáng tạo và an toàn hơn

Với sự thúc đẩy bất ngờ trong thời gian gần đây đối với yêu cầu làm việc từ xa, cũng như có những tuyên bố cho rằng các văn phòng đã trở thành dĩ vãng. Thế nhưng, một số tổ chức trên thế giới đã tuyên bố rằng họ đang thực sự mở rộng không gian văn phòng của mình. Tại thời điểm này, khi chúng ta đang phải đối mặt với những thách thức chung và hòa mình vào nền văn hóa mới, mọi người xích lại gần nhau hơn để thành lập các nhóm, tổ chức và thành phố. Văn phòng có lẽ đã đến lúc cần bắt đầu thay đổi.

Văn phòng là nhà

KEN KODAMA Thành viên HĐQT, Giám đốc Điều hành cấp cao, NIKKEN SEKKEI LTD

Ông Shoji Hayashi, cựu phó chủ tịch Nikken Sekkei, đã chiêm nghiệm: “Văn phòng là nhà, là không gian sống, là không gian thở”, những lời chia sẻ của Ông đã trở thành phương châm cho chúng tôi trong việc thiết kế và xây dựng các tòa nhà văn phòng. Trong thời kỳ tăng trưởng kinh tế cao của Nhật Bản, các tòa nhà văn phòng ngày càng phát triển về quy mô để giải quyết khối lượng hồ sơ giấy tờ khổng lồ và vào thời điểm đó, chúng được gọi đơn giản là các khối hộp chứ không phải kiến trúc. Tuy nhiên, các tòa nhà văn phòng, nơi nhân viên dành hơn một phần ba thời gian trong ngày ở đây, nên là một không gian kiến trúc cao cấp và gần gũi như ngôi nhà của họ. Kể từ đó, các tòa nhà văn phòng đã phát triển vượt bậc không chỉ về thiết kế, chức năng mà còn về mặt an toàn và môi trường.

Tuy nhiên, trước tình trạng khẩn cấp được công bố về COVID-19, nhiều nhân viên văn phòng không còn cách nào khác là làm việc ở nhà. Trong khi có nhiều thách thức đối với làm việc tại nhà chỉ bằng một thông báo ngắn, thì một số công ty đã phát hiện ra tiềm năng của việc làm việc từ xa như một lựa chọn và đưa ra các sáng kiến để mở rộng việc áp dụng trong “điều kiện bình thường mới”. Ngược lại, các tòa nhà văn phòng phải có khả năng thích hợp cho cả lối sống thường nhật và phong cách làm việc hiện nay hơn bao giờ hết và được thiết kế lại để trở thành không gian an toàn hơn, bảo mật hơn và hấp dẫn hơn.

Mở rộng mô hình ABW

ABW (Nơi làm việc phù hợp với nhu cầu công việc) là một thuật ngữ đã được phổ biến trên khắp thế giới về thiết kế không gian làm việc trong những năm gần đây. ABW là nơi làm việc mà nhân viên được khuyến khích chủ động chọn nơi làm việc theo hoạt động (mục đích công việc), thay vì một tổ hợp các bàn làm việc dựa trên một tổ chức hoặc số lượng nhân viên nhất định.

Nhiều công ty ở Nhật Bản đã định nghĩa công việc dựa trên thời gian khi nhân viên đến công ty và lúc họ rời văn phòng. Nói cách khác, ngay cả khi nói đến việc quảng bá ABW, các chương trình có xu hướng tập trung vào các hoạt động tại văn phòng. Trong tương lai, sẽ dễ dàng xem xét ABW là văn phòng với cơ sở làm việc từ xa. Phạm vi của ABW mở rộng ra bên ngoài văn phòng và trở thành một ý tưởng rộng lớn hơn về thời gian và không gian – thức dậy vào buổi sáng, kiểm tra email, đưa bọn trẻ đến nhà trẻ, đến văn phòng vào thời gian đã định, tập hợp tài liệu cho một cuộc họp nhóm, thăm khách hàng, tham dự cuộc họp tổng kết tại văn phòng vệ tinh, làm việc một mình tận dụng môi trường tiên tiến hơn, và tham dự một sự kiện về tự cải thiện trước khi về nhà.

Ở nhà hay ở công ty?

Các tòa nhà văn phòng ở Nhật Bản đã phát triển đến mức có thể đứng vững qua các trận động đất, lũ lụt và sự gián đoạn của các dịch vụ thiết yếu. Đại dịch COVID-19 có thể được xem là một yếu tố bổ sung nữa cho Kế hoạch ứng phó nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục (BCP). Chúng ta phải chuẩn bị không chỉ cho làn sóng thứ hai của chủng coronavirus mới, mà còn cho cả sự phức tạp của thảm họa dự kiến tiếp theo. Tùy thuộc vào loại thảm họa, văn phòng có thể an toàn hơn ở nhà.

Có nhu cầu thực tế về các văn phòng làm việc an toàn hơn cho người lao động để có thể theo kịp cuộc chiến ở trung tâm thành phố nhằm hỗ trợ cơ sở hạ tầng xã hội trong tình trạng khẩn cấp. Mặc dù một số công ty có thể đang xem xét việc di dời hoặc phân chia vai trò của các văn phòng vệ tinh, nhưng có thể một số công ty khác cần một văn phòng làm việc an toàn hơn ở ngay trung tâm thành phố.

Một số doanh nghiệp đã thuê các tòa nhà văn phòng lớn, vì vậy các chủ tòa nhà cần chuẩn bị một số phương thức thậm chí còn tỉ mỉ hơn. Hơn nữa, nếu chúng ta không thúc đẩy sự phát triển của hệ thống robot điều khiển từ xa, chúng ta sẽ không thể đáp ứng nhanh chóng hoặc chính xác nhu cầu của những công ty khách hàng. Chúng tôi đang chờ đợi buổi bình minh của sự trỗi dậy của các tòa nhà thông minh.

Nhiều đề xuất đã được đưa ra cho các thiết bị không tiếp xúc và mở rộng hệ thống thông gió tự nhiên, nhưng tùy thuộc vào thảm họa dự kiến, có thể chất lượng và sự lưu thông không khí cần được kiểm soát tích cực hơn không chỉ với hệ thống thông gió mà còn hệ thống khí kín được thiết kế phức tạp. Nếu chúng ta mở rộng phạm vi dịch vụ để bao gồm các cơ sở y tế và nghiên cứu tiên tiến, chúng ta có thể thấy rằng các công nghệ cấu thành riêng lẻ đã có sẵn, vì vậy chúng ta cần chuẩn bị để tích hợp chính xác các công nghệ này tùy thuộc vào các chương trình được yêu cầu.

(Bài đăng trên Tạp chí Kiến trúc số 12-2020)